Ocupaciones de oficina

OCUPACIONES DE OFICINA

1. Moisés Díaz.

CÓDIGO: 12.130

GRADO: 25

ADMINISTRADOR JEFE

• Características del trabajo: Bajo dirección general, realiza trabajos de dificultad considerable, siendo responsable por planificar, dirigir, coordinar y supervisar  el trabajo realizado en una unidad muy grande encargada de los servicios administrativos y/o en el diseño de estudios administrativos, financieros y contables altamente especializados; y realiza tareas a fines según sea necesario.

• Tareas típicas:  (Solamente de tipo ilustrativo)

Planifica, coordina y supervisa todas las funciones de administración de la unidad, controlando la realización de funciones de contabilidad, servicios generales, fiscalización y crédito entre otros. Dirige, coordina y supervisa toda la realización de los estudios, implantación y evaluación de los diferentes sistemas contables, administrativos y/o financieros. Supervisa las operaciones financieras y las inversiones autorizadas que se producen en todas las dependencias del organismo. Supervisa la contabilidad gubernamental, fiscal y presupuestaria, mediante la revisión de los controles establecidos para comprobar las normas y procedimientos del organismo. Conforma conjuntamente con el supervisor inmediato, los cheques bancarios para sufragar los gastos diversos de administración. Dirige y controla la preparación del presupuesto anual. Interviene en los actos de licitación, en el control y apertura de cotizaciones. Autoriza solicitudes relativas a movimientos y asignaciones para gastos de personal. Representa al organismo en eventos, seminarios, simposios y congresos a nivel nacional en materia de su competencia. Presenta informes técnicos.

• Requisitos mínimos exigidos.

 Educación y Experiencia (Alternativas)

A. Graduado en una Universidad reconocida con el título de Administrador Comercial o el equivalente, más 11 años de experiencia progresiva en trabajos Administrativos. B. 2 años de servicio como Administrador IV.

• Conocimientos, Habilidades y Destrezas Requeridos: Conocimiento considerable de los principios y prácticas de la Administración Publica Nacional y de negocios. Conocimiento considerable de las leyes, normas y reglamentos que rigen los procesos administrativos dentro de la Administración Publica. Conocimiento considerable de las técnicas y procedimientos aplicados a la formulación y ejecución del presupuesto fiscal. Habilidad para analizar situaciones complejas y adoptar un efectivo curso de acción. Habilidad para supervisar personal. Habilidad para establecer adecuadas relaciones interpersonales.

• Licencias y Certificados: Estar inscrito en el colegio de Licenciados en Administración 

CÓDIGO: 15.211

GRADO: 17

ANALISTA OCUPÁCIONAL I

• Características del trabajo: Bajo supervisión general, realiza trabajos de dificultad promedio, recabando y analizando información monográfica y técnicas de las ocupaciones existentes en el país y realiza taras a fines según sea necesario.

• Tareas típicas (Solamente de tipo ilustrativo)

a) Entrevista a trabajadores calificados y supervisores en los puestos de trabajo para recabar información.

b) Tabula tareas y operaciones para determinar frecuencia en la operación.

c) Determina la extensión del contenido del análisis ocupacional, especificando las tareas y operaciones como las unidades de trabajo respectivas de la ocupación.

d) Analiza la ocupación identificando y describiendo tareas, operaciones, perfil del trabajador, conocimientos, destrezas, habilidades y características físicas.

e) Define el contenido de análisis ocupacional en las etapas de diseño y producción de los medios de instrucción, para adecuarlo a las exigencias del entrenamiento.

f) Determina la validez del contenido del análisis, haciéndolo revisar por un conjunto de expertos para determinar la veracidad y precisión técnica de la información.

g) Elabora lo anexos del análisis, tales como informes, monografías, diagrama ocupacional y glosario técnico.

h) Reestructura o actualiza análisis de ocupaciones. 

i) Selecciona y define términos técnicos de la ocupación para actualizar el Diccionario Ocupacional.

• Requisitos mínimos exigidos.

  Educación y Experiencia (Alternativas)

A. Graduado en una Universidad reconocida con el título de Licenciado en Relaciones Industriales o una profesión a fin al campo donde va a prestar sus servicios, mas terminación satisfactoria de un curso de Formación de Analista Ocupacional de 240 horas de duración impartido por el INCE. B. Técnico Superior con mención a fin al campo donde va a prestar sus servicios, mas terminación satisfactoria de un curso de Formación de Analista Ocupacional de 240 horas de duración impartido por el INCE., más 4 años de experiencia en trabajos técnicos en el sector industrial, comercial o servicios. 

• Conocimientos, Habilidades y Destrezas Requeridos.

a) Buen conocimiento de la técnica de análisis ocupacional.

b) Buen conocimiento de la formación profesional.

c) Buen conocimiento de técnicas para realizar entrevistas.

d) Buen conocimiento de la Ley del INCE y su Reglamento.

e) Capacidad analítica.

f) Habilidad para elaborar informes.

g) Habilidad para tratar en forma cortés y efectiva con funcionarios y público en general.

2. Hennys Pinto.

CÓDIGO: 12.111

GRADO: 1

ASISTENTE ADMINISTRATIVO I

• Características del trabajo: Bajo supervisión inmediata, realiza trabajos de dificultad rutinaria prestando asistencia técnica en lo relativo al desarrollo de procedimientos administrativos poco complejos; y realiza tareas afines según sea necesario. 

• Tareas típicas: (solamente de tipo ilustrativo)

a) Lleva control presupuestario de los fondos de operaciones de gastos de la unidad.

b) Elabora órdenes de compra, órdenes de pago por diversos conceptos, cheques para la cancelación de los mismos, relaciones y resúmenes de gastos.

c) Elabora las planillas de liquidación de sueldos y/o salarios.

d) Tramita y lleva control de todo lo referente al personal; ingreso, destituciones, vacaciones, viáticos, renuncias y permisos.

e) Lleva relación de cheques emitidos y archiva las relaciones de pago.

f) Presenta informe de las actividades realizadas.

• Requisitos mínimos exigidos

Educación y experiencias: Bachiller en Administración. 

Conocimientos, habilitados y destrezas requeridos

a) Conocimiento de los principios administrativos.

b) Conocimientos de métodos y procedimientos de trabajo de oficina.

c) Conocimiento sobre contabilidad general.

d) Habilidad para elaborar informe.

e) Destrezas en el manejo maquina calculadora.

CODIGO: 21.131

GRADO: 17

CONTADOR I

• Características del trabajo: Bajo supervisión general, realiza trabajos de dificultad promedio en Contaduría Pública; Implanta y desarrolla sistemas contables y realiza tareas afines según sea necesario.

• Tareas típicas: (Solamente de tipo ilustrativo)

a) Implanta y desarrolla sistemas contables.

b) Revisa y analiza los libros auxiliares y principios a objeto de mantener actualizada la contabilidad fiscal.

c) Prepara los balances mensuales de comprobación y disponibilidad bancaria.

d) Revisa y verifica cheques y sus correspondientes anexos de pago.

e) Revisa órdenes de pago, de compras especiales y permanentes, transferidas, proyectos de compromisos y autorizaciones anuales.

f) Contabiliza mensualmente los saldos de los bancos en el Libro mayor, retenciones deducidas al personal obrero y empleados y las órdenes de pago. 

g) Prepara relación por conceptos de órdenes de pago y de compra para determinar informe mensual de ejecución de los fondos asignados a cada Ejercicio Fiscal. 

• Requisitos mínimos exigidos

Educación y Experiencias: Graduado en una Universidad reconocida con el título de Licenciado en Contaduría Pública o el equivalente.  

Conocimientos, Habilidades y Destrezas Requeridos.

a) Buen conocimiento sobre la aplicación de desarrollo de sistema de Contabilidad.

b) Buen conocimiento de leyes, reglamentos y decretos específicos del área contable.

c) Capacidad analítica.

d) Habilidad para realizar cálculos con precisión y rapidez.

e) Habilidad para tratar en forma cortés y efectiva con funcionarios y público en general. 

f) Destrezas para operar máquinas calculadoras.

Licencia y Certificados: Estar inscrito en el Colegio de Contadores Públicos.   

3. Yenifer Cumana. 

CODIGO: 13.411 

GRADO: 15

ANALISTA DE PRESUPUESTO I

• Características del trabajo: Bajo supervisión general, realiza trabajos de dificultad promedio, estudiando problemas presupuestarios y prestando asistencia técnica a una unidad organizativa poco compleja, en lo referente a la aplicación de normas para la formulación, ejecución, control y evaluación del presupuesto; y realiza tareas afines según sea necesario. 

• Tareas típicas: (solamente de tipo ilustrativo)

a) Coordina la elaboración del anteproyecto de presupuesto de ingreso y gastos y vela por la correcta ejecución del mismo.

b) Participa en la elaboración del presupuesto, revisa las estructuras del presupuesto por programas y analiza los montos asignados a cada objeto de gasto, a fin de determinar la cuota definitiva para el presupuesto.

c) Coordina la distribución de las asignaciones presupuestarias por partidas.

d) Lleva control del gasto presupuestario de las unidades organizativas en relaciones a pagos efectuados por facturas, recibos, contratos de servicios, de acuerdo al objeto que corresponda.

e) Compara el monto asignado y el comportamiento del gasto con las asignaciones y gastos de años anteriores, a fin de determinar el incremento o no del mismo.

f) Analiza y elabora las solicitudes de traspaso entre sub-partidas, rectificaciones, créditos adicionales y sobregiros.

g) Verifica y chequea justificaciones de las solicitudes presupuestarias, relación de las modificaciones en los sueldos, de gastos fijos y relación de personal supernumerario con el objeto de cuadrar las partidas de gastos de personal. 

h) Elabora cuadros demostrativos para información general y especifica del comportamiento del gasto y disponibilidad presupuestaria, de las diferentes partidas u objetos del gasto.

i) Asiste reuniones periódicas de preparación y estudio para concretar detalles de los recursos asignados a cada actividad, a nivel de objeto y sub-objeto especifico de gastos. 

j) Presenta informe de las actividades realizadas.

• Requisitos mínimos exigidos

Educación y experiencia: Técnico superior en Administración, mención Presupuesto, o el equivalente. 

Conocimientos, Habilidades y Destrezas.

a) Buen conocimiento de los principios y prácticas de la Administración Presupuestaria.

b) Habilidad para analizar problemas presupuestarios y formular recomendaciones adecuadas.

c) Habilidad para elaborar informes.

d) Habilidad para tratar en forma cortés y efectiva como funcionarios y público en general

CÓDIGO: 24.311

GRADO: 1

SECRETARIO I

• Características del trabajo: Bajo supervisión inmediata, realiza trabajos de dificultad rutinaria efectuando las labores secretariales, y realiza tareas a fines según sea necesario.

• Tareas típicas: (solamente tipo ilustrativo)

a) Efectúa trabajos mecanográficos tales como: oficios, memorandos, formularios, documentos diversos, borradores, cuadros y otros. 

b) Recibe y atiende visitantes y público en general. 

c) Lleva control de las audiencias de supervisor.

d) Efectúa y recibe llamadas telefónicas y las pasa al supervisor.

e) Mantiene, organiza y administra los archivos generales de la unidad.

Requisitos mínimos exigidos 

Educación y experiencias (Alternativas)

A. Bachiller, mención secretariado. 

B. Bachiller, mas terminación satisfactoria de un curso de secretariado de 1 año de duración.

Conocimientos, Habilidades y Destrezas Requeridos.

a) Conocimiento de procedimientos y métodos de oficina.

b) Conocimiento de organización y procedimientos administrativos. 

c) Habilidad para tomar dictados taquigráficos con rapidez.

d) Habilidad para tratar en forma cortés y efectiva con funcionarios y públicos en general.

e) Destreza en microcomputadoras.

f) Destrezas para operar fax. 

4. Andrea Forero

CÓDIGO: 22.121

GRADO: 1

ARCHIVISTA I

• Características del trabajo: Bajo supervisión inmediata, realiza trabajos de dificultad rutinaria en labores de archivo, y realiza tareas a fines según sea necesario.

• Tareas típicas: (Solamente de tipo ilustrativo) 

a) Recibe, clasifica y ubica el material a archivar; documentos, correspondencia u otros. 

b) Prepara carpetas para archivar el material recibido. 

c) Archiva las carpetas contentivas de documentos correspondencia u otro material en sus respectivos archivadores.

d) Prepara índices de los archivadores y rótulos de identificación cuadros del contenido de las carpetas. 

e) Moviliza el material archivado de acuerdo a instrucciones recibidas, con el fin de prestarlo para revisiones, consultas y referencias. 

f) Lleva control de entrada y salida del material archivado.

g) Prepara relación mecanográfica de los documentos prestados.

• Requisitos mínimos exigidos

Educación y experiencias: Bachiller mercantil.

Conocimientos, Habilidades y Destrezas Requeridos.

a) Conocimientos de procedimientos y sistemas de archivos.

b) Conocimientos de procedimientos de oficina.

c) Habilidad para seguir instrucciones orales y escritas.

d) Habilidad para tratar en forma cortés y efectiva con funcionarios y públicos en general. 

CÓDIGO: 36.211

GRADO: 1

ASISTENTE DE ECONOMIA I

• Características del trabajo: Bajo supervisión inmediata, realiza trabajos  sub-profesionales de dificultad rutinaria, recopilando y verificando datos para la elaboración de estudios económicos, y realiza tareas a fines según sea necesario.

• Tareas típicas: (Solamente de tipo ilustrativo)

a) Recopila datos sobre producción, consumo, importación, exportación, finanzas, costos y otros aspectos económicos de ramas o industrias específicas. 

b) Efectúa encuestas a empresas y sindicatos con el objeto de recaba información para la evaluación de los contratos colectivos.

c) Revisan las solicitudes de créditos industriales e informa si cumple los requisitos necesarios para su tramitación.

d) Lleva el registro de datos concernientes a las empresas y otros beneficiarios de créditos. 

e) Tramita las solicitudes de exoneración de importación e informa al solicitante sobre el curso de las mismas.

f) Suministra a los industriales información de carácter económico.

g) Elabora cuadros estadísticos de estudios e informes económicos sencillos.

h) Presentan informes de las actividades realizadas.

• Requisitos mínimos exigidos.

Educación y experiencias: Bachiller mercantil, mención contabilidad o mercadeo.

Conocimientos, Habilidades y Destrezas Requeridos. 

a) Conocimientos de técnicas y procedimientos utilizados para realizar estudios económicos.

b) Habilidad para preparar informes.

c) Capacidad  analítica. 

5. Gleximar Ayala.

CODIGO: 22.121

GRADO: 1

ARCHIVOLOGO I

• Características del trabajo: Bajo supervisión inmediata, realiza trabajos de dificulta rutinaria en labores de archivos, y realiza tareas a fines según sea necesarios. 

• Tareas típicas: (Solamente de tipo ilustrativo) 

a) Recibe, clasifica y ubica el material a archivar.; documentos, correspondencia u otros. 

b) Prepara carpetas para archivar el material recibido. 

c) Archiva las carpetas contentivas de documentos, correspondencia u otro material en sus respectivos archivadores. 

d) Prepara índices de los archivadores y rótulos de identificación cuadros del contenido de las carpetas.

e) Moviliza el material archivado de acuerdo a instrucciones recibidas con el fin de prestarlo para revisiones, consultas y referencias. 

f) Lleva control de entrada y salida del material archivado. 

g) Prepara relación mecanográfica de los documentos prestados. 

• Requisitos mininos exigidos. 

 Educación y experiencia: Bachiller mercantil. 

Conocimientos, Habilidades y Destrezas Requeridas. 

a) Conocimiento de procedimientos y sistemas de archivos.

b) Conocimiento de procedimientos de oficina. 

c) Habilidad para seguir instrucciones orales y escritas. 

d) Habilidad para tratar en forma cortes y efectiva con funcionarios y público en general. 

CODIGO: 21.511

GRADO: 1

CAJERO I

• Características del trabajo: Bajo supervisión inmediata, realiza trabajos de dificultad rutinaria, recibiendo y pagando en cheques y dinero en efectivo, llevando el libro de caja, cobrando y totalizando el monto de las compras efectuadas por el público, en un establecimiento comercial, y realiza tareas a fines según sea necesario.  

• Tareas típicas: (Solamente de tipo ilustrativo) 

a) Recibe dinero que por conceptos de pago le es entregado por arrendatarios, usuarios, cobradores o público en general.

b) Paga ordenes residuos facturas así como diferentes, erogaciones debidamente autorizadas.

c) Elabora diariamente una relación del movimiento de ingresos y egresos.

d) Lleva el libro de caja donde asienta el movimiento de entrada y salida de dinero.

e) Suma el total de las compras efectuadas por el cliente, cobra a las personas el importe total de las mercancías adquiridas por extras, teniendo como referencias las facturas emitidas por los vendedores. 

f) Realiza arqueos de caja.

g) Realiza depósitos bancarios de las cantidades de dinero en caja. 

h) Paga sueldos, jornales y sobretiempo, y revisa los comprobantes de retención por diversos conceptos. 

Requisitos mínimos exigidos.

Educación y experiencias: Bachiller mercantil, más terminación satisfactoria de un curso de contabilidad general. 

Conocimientos, Habilidades y Destrezas Requeridas.

a) Conocimiento de los procedimientos de manejo de caja.

b) Conocimiento de los procedimientos y prácticas de contabilidad.

c) Conocimientos de procedimientos de oficina. 

d) Habilidad para hacer cálculos aritméticas con rapidez y precisión. 

e) Habilidad para tratar en forma cortés y efectiva con funcionarios y públicos en general.

f) Destrezas para contar y cambiar dinero con exactitud y rapidez. 

g) Destreza para operar calculadoras, caja registradora o extendedoras de boletos.